KI-Telefonassistent in der Arztpraxis: was er kann und was Sie vorher klären.
Ein KI-Telefonassistent nimmt jeden Anruf an, fragt das Anliegen ab und gibt es geordnet an den Empfang weiter. Das kann den Vormittag spürbar entlasten. Wir zeigen, was ein Assistent tatsächlich übernimmt, wann er sich lohnt, welche Regeln gelten und welche Fragen Sie jedem Anbieter stellen sollten. Einen Anbietervergleich gibt es hier bewusst nicht.
Viele Anrufe ließen sich schon auf der Website beantworten. Wie gut Ihre Praxis-Website das heute leistet, prüfen wir kostenlos nach 57 Kriterien und besprechen das Ergebnis in 45 Minuten mit Ihnen. Website kostenlos prüfen lassen
Was ein KI-Telefonassistent in der Praxis macht.
Ein KI-Telefonassistent ist eine Software, die Anrufe in natürlicher Sprache entgegennimmt. Er ersetzt nicht die Telefonanlage, er sitzt davor. Der Anrufer spricht wie mit einem Menschen, der Assistent erkennt das Anliegen und legt es so ab, dass der Empfang es ohne Rückfrage bearbeiten kann. Wie gut das gelingt, hängt weniger an der Sprachqualität als an der Anbindung an Ihre Praxissoftware.
Annehmen
Jeder Anruf wird angenommen, auch wenn drei Leitungen gleichzeitig klingeln. Niemand hängt in der Warteschleife oder legt nach dem fünften Versuch auf.
Einordnen
Termin, Rezept, Überweisung, Befund oder etwas anderes. Der Assistent fragt die nötigen Angaben ab und erkennt, wann ein Mensch übernehmen muss.
Erledigen oder übergeben
Mit Anbindung an den Praxiskalender bucht er Termine selbst. Ohne Anbindung entsteht eine Aufgabe für den Empfang, und der Gewinn ist deutlich kleiner.
Wann er sich lohnt und wann nicht.
Ein Assistent verwaltet Anrufe. Er sorgt nicht dafür, dass weniger kommen. Das ist der wichtigste Satz in diesem Beitrag.
Eher sinnvoll
- Am Vormittag gehen trotz Terminbuchung auf der Website regelmäßig Anrufe verloren
- Der Empfang ist dünn besetzt oder eine Stelle bleibt länger unbesetzt
- Ihre Praxissoftware hat eine dokumentierte Schnittstelle zum Assistenten
- Viele Anrufe haben dieselben drei oder vier Gründe
Eher zu früh
- Die Website hat weder Terminbuchung noch Rezeptformular
- Termine landen nur als Notiz, die jemand abtippen muss
- Viele Anrufe brauchen ein ärztliches Urteil, etwa zu Dringlichkeit oder Befunden
- Niemand im Team hat Zeit, den Assistenten in den ersten Wochen nachzuschärfen
Bei den Kosten fallen in der Regel eine Einrichtung und eine monatliche Gebühr an, bei manchen Anbietern dazu ein Anteil je Minute oder je Anruf. Vergleichen Sie deshalb nicht den Einstiegspreis, sondern die Kosten bei Ihrem tatsächlichen Anrufvolumen über ein Jahr. Verbindlich ist das Angebot des Anbieters.
Welche Regeln für den Assistenten gelten.
Am Telefon einer Arztpraxis werden Gesundheitsdaten genannt, oft schon im ersten Satz. Deshalb gelten für einen KI-Assistenten dieselben Regeln wie für jede Verarbeitung in der Praxis, und ein paar zusätzliche. Was die neue Transparenzpflicht für Praxen bedeutet, steht im Praxis-Update zur KI-Kennzeichnungspflicht.
Transparenz und Sicherheit
- Der Anrufer muss zu Beginn erfahren, dass er mit einem KI-System spricht. Das verlangt Artikel 50 der europäischen KI-Verordnung seit dem 2. August 2026
- Ein Weg zum Menschen bleibt immer offen. Ob etwas dringend ist, beurteilt nicht der Assistent
- Bei Hinweisen auf einen Notfall verweist der Assistent sofort auf den Notruf 112
- Außerhalb der Sprechzeiten gehört der Hinweis auf den Bereitschaftsdienst 116117 in die Ansage
Datenschutz und Schweigepflicht
- Der Anbieter verarbeitet Daten in Ihrem Auftrag. Dafür braucht es einen Vertrag nach Artikel 28 der Datenschutz-Grundverordnung
- Vor dem Start in der Regel eine Datenschutz-Folgenabschätzung, weil Gesundheitsdaten automatisiert verarbeitet werden
- Für Cloud-Dienste mit Gesundheitsdaten verlangt Paragraf 393 des Fünften Sozialgesetzbuchs einen Nachweis nach dem C5-Kriterienkatalog des BSI
- Der Anbieter wird schriftlich zur Verschwiegenheit verpflichtet. Aufzeichnungen und Mitschriften nur mit Einwilligung und mit festen Löschfristen
Acht Fragen, die Sie jedem Anbieter stellen.
Die Antworten auf diese Fragen sagen mehr über einen KI-Telefonassistenten als jede Vorführung. Lassen Sie sich die wichtigsten schriftlich geben.
Schreibt der Assistent direkt in meine Praxissoftware?
Fragen Sie nach genau Ihrem System und Ihrer Version. Ein Termin, der nur als Notiz ankommt, hat das Telefon durch eine Liste ersetzt.
Wo läuft die Spracherkennung?
Nicht nur, wo die Daten gespeichert werden, sondern wo die Sprache verarbeitet wird. Beides sollte in Deutschland oder der EU liegen.
Liegt ein C5-Nachweis vor?
Für Cloud-Dienste mit Gesundheitsdaten ist er vorgeschrieben. Lassen Sie sich das Testat zeigen, nicht nur eine Zusage.
Wie erkennt der Assistent einen Notfall?
Fragen Sie nach dem konkreten Ablauf, wenn ein Anrufer Brustschmerzen oder Atemnot nennt. Die Antwort muss eindeutig sein.
Wie komme ich als Anrufer zu einem Menschen?
Ein Satz oder eine Taste muss genügen. Patienten, die nicht weiterkommen, rufen nicht freundlicher zurück.
Was wird gespeichert und wie lange?
Audio, Mitschrift, Zusammenfassung. Jede Stufe braucht eine Löschfrist und einen Grund.
Was kostet es bei meinem Anrufvolumen?
Nennen Sie eine realistische Zahl an Anrufen pro Monat und lassen Sie sich die Jahreskosten daraus rechnen, einschließlich Einrichtung.
Wie komme ich wieder heraus?
Laufzeit, Kündigungsfrist und was mit Ansagen, Regeln und Daten passiert. Ein Wechsel sollte nicht an der Rufnummer scheitern.
Website, Terminbuchung und Assistent zusammen.
Der Assistent wirkt am besten als letzter Baustein. Je mehr Anrufe gar nicht erst entstehen, desto kleiner und besser beherrschbar ist der Rest, den er übernimmt.
Zuerst die Website
Terminbuchung, Rezeptbestellung und Überweisungsanfrage gehören auf die Website, mit Bestätigung für den Patienten. Wie das gut gelingt, beschreiben wir im Beitrag zur Online-Terminbuchung.
Dann die Anlage
Warteschleife, Rückrufbitte, Ansagen nach Uhrzeit und eine Umleitung aufs Handy lösen in vielen Praxen schon einen großen Teil. Welche Anlage dafür passt, steht im Beitrag zur Telefonanlage für die Arztpraxis.
Zuletzt der Assistent
Wenn danach am Vormittag immer noch Anrufe verloren gehen, ist der Assistent die richtige Antwort. Ein Hinweis in seiner Begrüßung, dass Termine und Rezepte auch über die Website laufen, lenkt mit jedem Anruf ein Stück mehr dorthin.
Den ersten Schritt bauen wir. Wie eine Praxis-Website Termine, Rezepte und Anfragen so aufnimmt, dass sie im Praxisablauf landen und nicht im Telefon, steht auf Webdesign für Ärzte.
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Was Praxisinhaber uns zum KI-Telefon fragen.
Was kostet ein KI-Telefonassistent für die Arztpraxis?
In der Regel eine Einrichtung und eine monatliche Gebühr, bei manchen Anbietern dazu ein Anteil je Minute oder je Anruf. Lassen Sie sich die Jahreskosten bei Ihrem tatsächlichen Anrufvolumen rechnen. Verbindlich ist das Angebot des Anbieters.
Muss der Assistent sagen, dass er eine KI ist?
Ja. Seit dem 2. August 2026 verlangt Artikel 50 der europäischen KI-Verordnung, dass Menschen erfahren, wenn sie mit einem KI-System sprechen. Am einfachsten geschieht das im ersten Satz der Begrüßung.
Darf ein KI-Assistent Gesundheitsdaten verarbeiten?
Ja, mit den richtigen Voraussetzungen: ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung, Verarbeitung in Deutschland oder der EU, ein C5-Nachweis für den Cloud-Dienst, eine schriftliche Verpflichtung zur Verschwiegenheit und in der Regel eine Datenschutz-Folgenabschätzung vor dem Start.
Kann der Assistent Termine direkt buchen?
Nur wenn er an Ihre Praxissoftware oder Ihren Online-Kalender angebunden ist. Ohne Anbindung legt er eine Aufgabe für den Empfang ab. Fragen Sie nach genau Ihrem System und lassen Sie sich die Antwort schriftlich geben.
Ersetzt der Assistent den Empfang?
Nein. Er nimmt Anrufe an und ordnet sie, Entscheidungen über Dringlichkeit, Befunde und alles, was ein Gespräch braucht, bleiben beim Team. In vielen Praxen gewinnt der Empfang dadurch Zeit für die Patienten vor Ort.
Lohnt sich ein KI-Telefonassistent auch für eine kleine Praxis?
Wenn die Website Terminbuchung und Rezeptformular bereits anbietet und am Vormittag trotzdem Anrufe verloren gehen, kann er auch in einer kleinen Praxis sinnvoll sein. Fehlt beides, bringt der Ausbau der Website meist mehr für weniger Geld.
Telefonanlage für die Arztpraxis →
Online-Terminbuchung in der Arztpraxis →
KI-Sichtbarkeit: Wird Ihre Praxis von der KI empfohlen? →
Stand: · Verfasst von Robin Reich
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